Gestión de Calidad
Configuración de Notificaciones
Configure notificaciones automáticas para los eventos de calidad más importantes de su proyecto.
🔔 Configuración de Notificaciones
El sistema de Notificaciones de Calidad le permite configurar alertas automáticas para mantener a su equipo informado sobre eventos importantes, sin necesidad de que busquen la información manualmente. El objetivo es que la información correcta llegue a la persona correcta en el momento oportuno.
Las notificaciones se activan a partir de los eventos que ocurren en los Registros de Calidad, como un cambio de estado o la detección de un problema.
¿Cómo Configurar una Regla de Notificación?
Crear una regla de notificación es un proceso lógico de 3 pasos que se configura desde la página de "Configuración de notificaciones".
1. Defina el "Cuándo" (El Evento)
Primero, decida qué evento específico debe disparar la notificación. Puede combinar criterios para ser tan general o específico como necesite.
- Por Tipo de Registro: Notificar solo para "No Conformidades".
- Por Estado: Notificar solo cuando un registro cambie a "Rechazado".
- Por Prioridad: Notificar solo para eventos de prioridad "Crítica".
Ejemplo combinado: Notificar solo cuando una "No Conformidad" de prioridad "Crítica" es "Rechazada".
2. Defina el "Quién" (Los Destinatarios)
A continuación, elija quién o quiénes recibirán la alerta. En la aplicación, puede seleccionar:
- Usuarios específicos de una lista.
- Roles completos (ej: todos los "Supervisores de Calidad").
3. Defina el "Cómo" (El Canal)
Finalmente, seleccione el medio por el cual se enviará la alerta:
- 📧 Email: Un correo electrónico detallado con toda la información y enlaces directos al registro.
- 📱 SMS: Un mensaje de texto corto y al punto, ideal para alertas que requieren atención inmediata.
Ejemplos de Notificaciones Útiles
- Para un Supervisor de Calidad:
- Cuándo: Se crea una No Conformidad Crítica.
- Quién: Rol "Supervisor de Calidad".
- Cómo: Email y SMS.
- Para un Inspector de Terreno:
- Cuándo: Se le asigna un nuevo registro de inspección.
- Quién: El usuario específico asignado.
- Cómo: Email.
- Para la Gerencia:
- Cuándo: Un registro de alta prioridad es "Aprobado".
- Quién: Rol "Gerencia".
- Cómo: Email.
Menos es Más
Evite crear notificaciones para cada evento. Céntrese en los momentos clave que realmente requieren una acción o atención inmediata para no saturar a su equipo con información.
Consejos para una Buena Configuración
- Segmente por Rol: Envíe las notificaciones a las personas que pueden actuar sobre ellas. Un gerente de proyecto no necesita saber cada vez que se completa una inspección de rutina.
- Use el Canal Adecuado: Reserve los SMS para las alertas verdaderamente urgentes y críticas. Use el email para el resto.
Configurar Notificaciones
1. Crear Nueva Configuración
Para crear una nueva configuración de notificación:
- Ve a Quality Management → Notificaciones
- Haz clic en "Nueva configuración"
- Define los criterios de activación
- Selecciona los canales de notificación
- Guarda la configuración
2. Criterios de Activación
Tipo de Registro (Opcional)
Especifica para qué tipo de registros se enviarán notificaciones:
- Inspección: Verificaciones rutinarias
- Prueba: Ensayos y pruebas técnicas
- Auditoría: Auditorías del sistema
- No conformidad: Desviaciones y defectos
- Acción correctiva: Medidas correctivas
- Acción preventiva: Medidas preventivas
- Control de materiales: Verificación de materiales
- Calibración de equipos: Control de equipos
- Inspección de seguridad: Verificaciones de seguridad
- Control ambiental: Monitoreo ambiental
Si no se especifica, la notificación aplica a todos los tipos.
Estado (Opcional)
Define en qué estados del registro se activará la notificación:
- Borrador: Registro recién creado
- Abierto: Listo para trabajar
- En progreso: Siendo trabajado
- Pendiente de revisión: Esperando aprobación
- Aprobado: Cumple estándares
- Rechazado: No cumple estándares
- Cerrado: Finalizado
- Reabierto: Vuelto a abrir
- Cancelado: Cancelado
Si no se especifica, la notificación aplica a todos los estados.
Prioridad (Opcional)
Configura notificaciones según la prioridad del registro:
- Baja: Registros de rutina
- Media: Registros importantes
- Alta: Registros urgentes
- Crítica: Registros que requieren atención inmediata
Si no se especifica, la notificación aplica a todas las prioridades.
3. Canales de Notificación
- Activación: Switch para habilitar/deshabilitar
- Formato: Emails HTML con información detallada
- Contenido: Título, descripción, responsables, enlaces directos
- Frecuencia: Inmediata al ocurrir el evento
📱 SMS
- Activación: Switch para habilitar/deshabilitar
- Formato: Mensajes de texto concisos
- Contenido: Información esencial del registro
- Uso recomendado: Para notificaciones críticas
Gestión de Configuraciones
Ver Configuraciones Existentes
La tabla de configuraciones muestra:
- Tipo de registro: Filtro aplicado o "Todos los tipos"
- Estado: Filtro aplicado o "Todos los estados"
- Prioridad: Filtro aplicado o "Todas las prioridades"
- Canales: Email y/o SMS habilitados
- Destinatarios: Cantidad de usuarios/roles configurados
Editar Configuración
- Haz clic en el botón "Editar" de la configuración
- Modifica los criterios según sea necesario
- Actualiza los canales de notificación
- Guarda los cambios
Eliminar Configuración
- Haz clic en el botón "Eliminar" de la configuración
- Confirma escribiendo la descripción de la configuración
- La configuración se elimina permanentemente
Tipos de Eventos que Generan Notificaciones
🆕 Nuevo Registro Creado
- Cuándo: Al crear un nuevo registro de calidad
- Destinatarios: Supervisores, inspectores asignados
- Información: Tipo, título, ubicación, responsable, fecha límite
🔄 Cambio de Estado
- Cuándo: Al cambiar el estado del registro
- Destinatarios: Creador, asignado, supervisor
- Información: Estado anterior, nuevo estado, comentarios
👤 Asignación de Responsable
- Cuándo: Al asignar o cambiar el responsable
- Destinatarios: Nuevo responsable, supervisor
- Información: Registro asignado, fecha límite, prioridad
⚠️ No Conformidad Detectada
- Cuándo: Al marcar items como no conformes
- Destinatarios: Supervisores, gerentes de calidad
- Información: Descripción del problema, ubicación, evidencias
⏰ Vencimiento Próximo
- Cuándo: 24-48 horas antes del vencimiento
- Destinatarios: Responsable asignado, supervisor
- Información: Tiempo restante, prioridad, acciones pendientes
✅ Registro Completado
- Cuándo: Al completar todos los items del checklist
- Destinatarios: Supervisor, creador del registro
- Información: Resultados, conformidades, no conformidades
📝 Nuevo Comentario
- Cuándo: Al agregar comentarios importantes
- Destinatarios: Involucrados en el registro
- Información: Autor del comentario, contenido, tipo
Configuración Avanzada
Destinatarios por Rol
Configurar notificaciones para roles específicos:
- Inspector de Calidad: Nuevos registros de su área
- Supervisor: Cambios de estado, no conformidades
- Gerente de Proyecto: Registros críticos, resúmenes
- Cliente: Registros aprobados, reportes finales
Filtros Combinados
Crear configuraciones específicas combinando criterios:
- Ejemplo 1: No conformidades críticas → Email + SMS a gerentes
- Ejemplo 2: Inspecciones aprobadas → Email a cliente
- Ejemplo 3: Vencimientos próximos → SMS a responsables
Horarios de Notificación
- Inmediatas: Para eventos críticos
- Horario laboral: Para notificaciones rutinarias
- Resúmenes diarios: Consolidado de actividades
- Reportes semanales: Análisis de tendencias
Mejores Prácticas
✅ Configuración Efectiva
- Relevancia: Solo notificar eventos importantes
- Audiencia: Enviar a quienes pueden actuar
- Frecuencia: Evitar saturación de notificaciones
- Claridad: Mensajes claros y accionables
- Escalamiento: Notificaciones progresivas según criticidad
📋 Configuraciones Recomendadas
Para Supervisores
- No conformidades críticas (Email + SMS)
- Registros pendientes de aprobación (Email)
- Vencimientos próximos (Email diario)
Para Inspectores
- Nuevas asignaciones (Email + SMS)
- Cambios en registros asignados (Email)
- Recordatorios de vencimiento (SMS)
Para Gerencia
- No conformidades críticas (Email + SMS)
- Resúmenes semanales (Email)
- Tendencias de calidad (Email mensual)
Para Clientes
- Registros aprobados (Email)
- Reportes de conformidad (Email semanal)
- Certificaciones completadas (Email)
Análisis de Notificaciones
Métricas Disponibles
- Tasa de apertura: Emails abiertos vs. enviados
- Tiempo de respuesta: Tiempo entre notificación y acción
- Efectividad: Notificaciones que generaron acción
- Saturación: Usuarios con exceso de notificaciones
Optimización Continua
- Revisar configuraciones: Evaluar relevancia periódicamente
- Feedback del equipo: Ajustar según necesidades
- Análisis de patrones: Identificar configuraciones más efectivas
- Actualizar criterios: Adaptar a cambios en el proyecto
Integración con Otros Sistemas
📧 Sistemas de Email
- SMTP: Configuración de servidor de correo
- Templates: Plantillas personalizables
- Tracking: Seguimiento de entrega y apertura
- Attachments: Adjuntar reportes automáticamente
📱 Servicios SMS
- Proveedores: Integración con servicios SMS
- Límites: Control de costos y frecuencia
- Formato: Mensajes optimizados para móviles
- Confirmación: Recibos de entrega
🔗 Integraciones Externas
- Slack/Teams: Notificaciones en canales de trabajo
- WhatsApp Business: Mensajes a grupos de proyecto
- Sistemas ERP: Integración con sistemas corporativos
- APIs: Webhooks para sistemas externos
Solución de Problemas
Notificaciones No Recibidas
- Verificar configuración: Revisar criterios y canales
- Comprobar contactos: Validar emails y teléfonos
- Revisar spam: Verificar carpetas de correo no deseado
- Logs del sistema: Consultar registros de envío
Exceso de Notificaciones
- Revisar configuraciones: Eliminar duplicados
- Ajustar criterios: Hacer filtros más específicos
- Agrupar notificaciones: Usar resúmenes en lugar de individuales
- Feedback del equipo: Consultar preferencias de usuarios
Configuración de Prueba
- Crear configuración temporal: Para validar funcionamiento
- Usuarios de prueba: Enviar a grupo reducido
- Verificar contenido: Revisar formato y información
- Ajustar y activar: Implementar configuración final
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